Les 7 étapes de l’incorporation d’entreprise
Pratico-pratique
Leçon d’incorporation
Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez en tant qu’entrepreneur – agriculture, technologie, design, etc. –, les stratégies managériales, dont l’incorporation, sont abondantes et peuvent parfois être déconcertantes.
Les termes « incorporation » ou « constitution en personne morale » désignent le processus juridique de création d’une « société ». Cela indique le régime juridique d’une société qui constitue une « personne morale ». Une société est en effet titulaire de droits et d’obligations, au même titre qu’une personne physique.
Légalement distincte des individus qui la composent, la société peut, par l’entremise de ses administrateurs, entreprendre des démarches en son propre nom comme signer des contrats, ouvrir un compte bancaire ou verser des salaires à ses employés.
Zoom sur les différentes étapes à réaliser pour réussir votre incorporation.
Étape 1 : décider de la compétence
Les entrepreneurs canadiens, à quelques exceptions près, ont le choix d’incorporer leur entreprise soit au fédéral, soit au provincial.
Le choix de la compétence est important, car il fixe le fonctionnement de la compagnie et les règles qui lui sont applicables. Ainsi, une société incorporée au provincial est régie par la Loi sur les sociétés par actions du Québec (LSAQ) du 14 février 2011. Une entreprise sous la LSAQ est toutefois soumise à certaines contraintes. Elle doit avoir un nom en français et maintenir son siège social au Québec.
L’incorporation sous la loi fédérale présente d’autres spécificités : elle impose, par exemple, que 25 % des membres du conseil d’administration soient des résidents canadiens.
Remarque : Les étapes suivantes s’appliquent à l’incorporation en vertu des lois du Québec.
Étape 2 : choisir un statut juridique
La plupart des entreprises privées à but lucratif se constituent en sociétés par actions, mais il peut être utile de valider qu’un autre statut juridique n’est pas mieux approprié. Il existe également des sociétés en nom collectif (SENC), des sociétés en commandite (SEC) et des sociétés en participation. Aussi, certaines activités sont mieux servies par un statut de personne morale sans but lucratif, de coopérative, d’association ou de fiducie.
Étape 3 : choisir et enregistrer un nom
Le choix le plus simple et rapide est de demander au Registraire des entreprises du Québec qu’il attribue à l’entreprise une désignation numérique. Elle est composée d’un numéro unique, du mot « Québec » et de l’abréviation « inc. ». C’est ce qu’on appelle communément « une société à numéro ».
Pour bâtir la notoriété de leur entreprise, plusieurs entrepreneurs préfèrent lui donner un vrai nom, plus facile à communiquer et à mémoriser. Ce nom doit cependant être conforme aux règles et aux normes applicables aux noms d’entreprises. Elles sont présentées en ligne par le Registraire dans la section « Les noms d’entreprises au Québec ».
Il faut surtout vérifier que le nom souhaité est suffisamment distinct de ceux qui sont déjà utilisés par d’autres organisations. La disponibilité peut être validée en utilisant le service en ligne du Registraire des entreprises pour éviter une déception de dernière minute. Il est recommandé de le faire avant de procéder à la constitution légale de la société.
Étape 4 : produire la documentation
D’une part, il y a les statuts de constitution qui définissent les catégories d’actions de la société et les principaux droits qui y sont reliés : droit de vote, droit aux dividendes et droit de recevoir l’actif restant de la société lors de sa liquidation. Même s’il existe des modèles standards, la consultation d’un professionnel (avocat ou comptable) est fortement suggérée pour la préparation de ce document, surtout si la société compte plusieurs actionnaires.
Quant à la déclaration initiale, elle fournit des informations de base sur la société, incluant son domaine d’activité et les noms de ses actionnaires et de ses administrateurs.
Ces documents doivent être soumis au Registraire lors de la demande de constitution de la société, ou dans les 60 jours suivant cette demande en ce qui concerne la déclaration initiale.
Pour en savoir plus, consultez l'article complet sur le site de Banque Nationale.
