Des solutions pour gagner du temps
Pratico-pratique
1. Éliminer les pertes de productivité liées aux courriels
Répondre rapidement à vos courriels n'est pas toujours gage d'une meilleure productivité. Les dérangements, même s'ils sont courts, provoquent l'effet contraire. «Ça peut prendre jusqu'à 15 minutes pour revenir concentré dans l'état où on l'était initialement», indique Marco Roy, coach accompagnateur à l'École d'entrepreneurship de Beauce et président d'Étape 21.
Des gestes simples pour gagner en productivité
- Prendre ses courriels à des heures précises. Par exemple, prenez-les le matin, en fin d'avant-midi et de journée. Informez vos clients, collègues et employés qu'ils obtiendront une réponse dans les 24 heures. Si la communication est urgente, privilégiez le téléphone.
- Répondre brièvement si possible. Une ou deux phrases rédigées de façon claire suffisent souvent pour que votre message ne suscite pas d'autres questionnements, donc d'autres courriels.
- Appliquer la règle de 3. Après le 3e courriel, appelez pour en discuter de vive voix.
Éviter les copies conformes (cc) le plus possible.
Diminuer la quantité de messages envoyés par l'équipe sans nuire à la circulation de l'information. Pour y arriver, Marco Roy propose d'utiliser une application telle que Telegram. Tous reçoivent la même information en temps réel grâce aux groupes, dans un même fil de discussion.
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